ICT

In de loop van 2010 heeft Kunsten en Erfgoed een informatieplan opgemaakt dat als basis dient voor het ICT-meerjarenplan, dit omdat de ICT-voorzieningen uiteraard gealigneerd dienen te worden met het informatiebeleid. Dit ICT-meerjarenplan werd opgemaakt voor de periode 2011–2015. Elk jaar worden enkele items uit het meerjarenplan uitgewerkt in een jaarplan. Voor 2011 waren dit de belangrijkste aandachtspunten:

  • opsommen en beschrijven van de beschikbare en gewenste data binnen Kunsten en Erfgoed
  • digitaal indienen van subsidie-, erkennings- en vergunningsdossiers
  • opvolgen van management doelstellingen
  • ontwikkelen ICT-kennis en ICT-vaardigheden binnen K&E.

 

Opsommen en beschrijven van de beschikbare en gewenste data

In het kader van een goed datamanagement moet alle data duidelijk worden geïdentificeerd en beschreven opdat alle gebruikers precies weten welke data ze gebruiken. De set van beschikbare gegevens moet op een accurate wijze worden bijgehouden. Tevens dienen alle gegevens voorzien te zijn van de nodige meta-data, waaronder de authentieke bron waar dit gegeven wordt bewaard. In 2011 werd verder gewerkt aan de opsomming en beschrijving van de beschikbare data binnen Kunsten en Erfgoed (de zogenaamde Lijst). Hiervoor wordt vertrokken van de procesanalyses, bij iedere processtap wordt beschreven welke informatie nodig is om de stap correct en efficiënt uit te voeren en welke informatie door de processtap wordt gegenereerd. Daarna wordt nagegaan in hoeverre de informatie reeds aanwezig is binnen de Vlaamse overheid zodat deze niet meer bij de klant moet worden opgevraagd.

 

Digitaal indienen van dossiers/ dossieropvolgingssysteem

Een eerste stap naar het digitaal indienen van dossiers is het uitbouwen van een backoffice. Kunsten en Erfgoed heeft in een onderzoek uitgevoerd naar beschikbare COTS (Commercial off-the-shelf) software om de backoffice van het dossieropvolgingssysteem te implementeren. De keuze is gevallen om Axi CaseManagement (Axi CM). In 2011 werden de licenties voor Axi CM aangekocht voor het agentschap. 

 

Opvolgen van managementdoelstelingen (MoDo)

Via de Modo-applicatie kan de status geregistreerd worden van doelstellingen geformuleerd in de beleidsnota. In 2011 werd Modo algemeen uitgerold en kan het ook effectief gebruikt worden. Een eerste reeks rapporten werd ter beschikking gesteld om de status van doelstellingen effectief op te volgen. Voor de invoer wordt gebruik gemaakt van PITA , een applicatie die op een externe server draait en wordt onderhouden door de ICT-stafmedewerker van K&E.

 

Ontwikkelen ICT-kennis en ICT-vaardigheden

In 2011 werden de personeelsleden van K&E (enkel hoofdbestuur) bevraagd over hun kennis en vaardigheden met betrekking tot MS Office. Op die manier kunnen er opleidingen op maat worden aangeboden die aansluiten op de noden van het agentschap. Er dient de nodige aandacht worden gegeven aan opleiding voor die  applicaties die reeds in gebruik zijn. Vermits veel van deze applicaties rond de MS Office omgeving opgebouwd zijn (MS Excel, MS Word, MS Outlook) dient deze omgeving gekend te zijn door een maximum aantal personen binnen het agentschap.

 

Topstukkendatabank

De topstukkendatabank werd geïmplementeerd in Apex. De bestaande MS Accessdatabank werd uit gebruik genomen. Dit zorgt ervoor dat de gegevens over de topstukken beter beheerbaar bewaard worden.

 

Opmaken van een cijferboek

In 2011 werkte K&E nauw samen met de steunpunten om gegevens te verzamelen. Tevens werd binnen de werkgroep BisBos nagegaan hoe de informatie best wordt verspreid. Het directiecomité van Kunsten en Erfgoed heeft een projectleider aangeduid die moet nagaan hoe op een eenvoudige wijze informatie kan worden verspreid waarbij voornamelijk wordt geput uit de 'authentieke' bronnen van CJSM (CIB, DMS, OraFin, dossiergegevens in MS Accessbestanden).

 

Adlib

Momenteel zijn er drie aparte entiteiten binnen K&E die elk een eigen Adlib-applicatie hebben: het hoofdbestuur, het Kasteel van Gaasbeek en het Frans Masereel Centrum. In 2011 werden de nodig stappen gezet om de integratie te verwezenlijken van de drie Adlib-applicaties (onder andere de aankoop van licenties).

De databank die de collectie van de Vlaamse Gemeenschap bevat zal vehuizen naar een externe server.

 

Uitgaven ICT 2011

 Overzicht Uitgaven ICT BEDRAG IN EURO
AANKOOP HARDWARE 44.234,39
Adlib 25.351,51
ANDERS WERKEN (INTERNET) 19.689,01
Beschikbaar houden van ICT-hardware 13.819,89
datawarehouse 3.727,05
Dossieropvolgingssysteem 161.991,37
infrastructuur 16.499,19
INSTALLATIE 2.968,13
klein it werk 3.168,05
LICENTIEKOSTEN 108.399,31
ondersteuning 2.521,06
EINDTOTAAL 402.368,96